|
Arkivet er ansvarlig for at inngående saksdokumenter på papir skannes. Arkivet bruker egnede skannere og programvare for best mulig resultat for skanning av papirdokumentene. Arkivverdig papirpost skannes og journalføres løpende etter mottak. Arkivet bruker programvaren PixEdit, med egen profil for arkivverdige dokumenter som skal journalføres. Profilen er satt opp for optimal skanning, med PDF/A-format, kontrast, farger, dobbeltsidig, skjevhetskorrigering, fjerning av svarte kanter, gjenkjenning av tekst m.m., samt lagring på skanningsområdet. Hoveddokumenter og vedlegg skannes som hver for seg, men kan unntaksvis skannes som en fil. Dersom det finnes «lapper» som inneholder informasjon til saksbehandler må disse skannes sammen med hoveddokumentet. Arkivet kontrollerer at antall sider som er skannet inn stemmer med antall sider i papirkopien (vær obs på dobbeltsidige dokumenter). At hele det innskannede dokumentet er lesbart, har tydelig skrift, farger, sider er rettet opp, oppløsningen er tilstrekkelig og at sidene er uten synlig informasjonstap. Arkivet oppbevarer papiroriginalene nedlåst i minimum tre måneder fra skannerdato før de makuleres. Sensitive dokumenter oppbevares nedlåst i egen mappe inntil makulering. |