Saksbehandler

Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

• All saksbehandling skal skje i kommunens sak- og arkivsystem Public 360
  • eller i avdelingens fagsystem
• Dokumentsenteret mottar ekstern og intern post og legger det på riktig saksansvarlig.
• Som behandlingsansvarlige på I-inngående dokument i P360 skal saksbehandler:
  • Kontrollere at dokumentet er registrert på riktig sak
  • Påse at overskriften på utgående brev er dekkende
  • Vurdere om dokumentene skal unntas offentlighet og sette på riktig hjemmel.
  • Saksbehandle dokumentet ved å:
    • besvare med et utgående brev
    • eller avskrive 

• Saksbehandler er ansvarlige for at utgående dokument og egenproduserte notat blir journalført, dvs. ekspedert og får status E.
• U-utgående dokument ekspederes med SvarUt som obligatorisk valg
  • Dokumentet sendes da automatisk til mottaker i Altinn
  • Utgående dokument kan også ekspederes ved utskrift eller epost (ikke sensitiv informasjon)
• Sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjonen i e-postsystemet for automatisk svar med opplysning om fraværets varighet og med beskjed om å sende til kommunens postmottak.
• Dersom saksbehandler selv mottar arkivverdig dokumentasjon skal denne registreres i P360. Dokumentasjon kan være brevpost, e-post, sms, minnepinne o.l. Det er saksbehandlers ansvar å påse at denne blir registrert.
• Der det finnes fysisk arkivmateriale, har saksbehandlere ansvaret for at arkivmappen ryddes for arkivverdig materiale som konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat m.m.
• Saksbehandler har ansvaret for at materiale de låner ut fra arkivet blir registrert som utlånt og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert.
• Ta nødvendig opplæring for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende.

Når all saksbehandling i en sak er avsluttet, velger saksbehandler valget "avsluttet av saksbehandler". Dokumentsenteret vil da kvalitetssikre og avslutte saken. Før saken settet til status "avsluttet av saksbehandler", kontroller følgende:

• I-inngående journalposter og N-notat er avskrevet
• U-utgående journalposter, X-notat og N-notat er ekspedert
• at alle journalposter har et dokument og stemmer med de registreringer som er gjort

Prosedyre for saksbehandler som slutter

Saksbehandler skal til enhver tid ha skrivebordet sitt med arbeidsoppgaver ryddig i P360. Dette gjelder spesielt der arbeidsforhold skal avvikles eller endres. Sak og dokumenter som er knyttet til saksbehandler blir ikke automatisk overført til ny enhet eller eventuelt en stedfortredende saksbehandler. Dokumentsenteret/arkiv bør derfor ha førstehåndsinformasjon om fratredelser/utskiftinger av ansatte i god tid.

Sjekk følgende:

• Ubesvarte dokumenter - sørg for å ferdigbehandle dokumentene enten ved å besvare eller avskrive.
• Dokumenter under arbeid - ekspeder dokumentene som ligger unger arbeid.
• Mottatte kopier - disse skal ikke avskrives så de fjernes fra listen ved å velge "Lest".
• Saker
• Pågående saker/saker som ikke skal avsluttes
• Kontroller hver enkelt sak. Ny saksbehandler må overta saker som fortsatt vil være aktuelle for behandling. Dette må avklares med nærmeste leder og oversendes arkivhjelp@orkland.kommune.no for bistand.
• Ferdigbehandlede saker/saker som skal avsluttes
• Kontroller hver enkelt sak. Velg så "Avsluttet av saksbehandler". Dokumentsenteret kontrollerer og avslutter saken.