Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivert dvs. alle saksdokument som ihht. Offentlighetsloven er å regne som saksdokument for organet. En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet – og det skal være samsvar mellom fysisk arkiv og dokumentene som inngår i et saksnummer i sak-/arkivsystemet. All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper. Saksbehandler skal fortløpende journalføre egne utgående brev og e-poster, inngående e-poster som saksbehandler har mottatt og interne notater – dvs. alt som mottas som ledd i saksbehandlingen. I arkivfaglige saker er saksbehandler til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutinebestemmelser. Ved arkivspørsmål skal arkivleder kontaktes. |