Begrepsforklaringer

WebSak Fokus

Salangen kommune sitt saksbehandlingssystem. Benyttes til saksbehandling, arkivering, gjenfinning og rapportering i Virksomhet sitt elektroniske arkiv. WebSak Fokus er integrert med Microsoft Outlook.

WebSak Basis

Navn på rammen i sak- og arkivsystemet. Herfra kan man starte modulene WebSak Arkiv, WebSak Administrasjon, WebSak Saksbehandling, ACOS Møte og ACOS Ledelsesinformasjon (ulik modultilgang for ulike brukergrupper).

WebSak Arkiv

Salangen kommune sitt elektroniske arkivverktøy. Benyttes av Arkiv til journalføring, oppfølging av dokumentproduksjon, gjenfinning og rapportering.

WebSak Administrasjon

Navn på verktøy som benyttes av systemadministrator av WebSak.

WebSak Saksbehandling

Saksbehandlerklient med samme funksjonalitet som WebSak Fokus, men uten integrasjon med Outlook. Virksomhet sine historiske baser vil bli tilgjengelige for søk og oppslag i denne klienten.

ACOS Møte

Navn på verktøy som brukes til å støtte arbeidsprosessene i forbindelse med organiseringen av møter.

ACOS Ledelsesinformasjon

Navn på statistikk- og analyseverktøy knyttet til Virksomhet sine WebSak-databasene.

Arkivsak (sak) 

(Videre i denne rutinebeskrivelsen benyttes kortformen sak når det henvises til arkivsak.)    En sak består av ett eller flere dokumenter som er knyttet sammen under et felles saksnummer i det elektroniske arkivet. Man får ikke registrere et dokument uten å knytte det til en sak, så det må opprettes ny sak når det opprettes eller mottas dokumenter som ikke kan knyttes til en allerede opprettet sak. Det nye dokumentet knyttes til saken i form av en ny journalpost. 

Journalpost  

Journalpost er registreringen av opplysninger om et saksdokument med eventuelle vedlegg. Opplysningene vil typisk være tittel, avsender eller mottaker, hvem som skal være saksbehandler, når brevet er skrevet, avsenders eller mottakers referanse osv. En journalpost er alltid tilknyttet en sak og en sak kan ha flere journalposter. En journalpost kan ha ulike dokumenttyper avhengig av om det er korrespondanse inn til virksomhet, ut fra virksomhet eller intern korrespondanse eller saksframlegg for politisk behandling (her inngår også delegerte vedtak).  

Man kan se på journalposten som en ”konvolutt” som minimum inneholder selve ”brevet” (hoveddokumentet), men som også kan inneholde et eller flere vedlegg. Da er ”brevet” og vedleggene forskjellige saksdokumenter som er samlet i samme konvolutt, altså i samme journalpost.  

Saksdokument  

Saksdokumenter er brev, notater, saksframlegg eller annet medium som lagrer informasjon som er relevant for en sak. Et saksdokument kan være hoveddokument eller vedlegg og vil alltid være knyttet til en journalpost. Et saksdokument kan forefinnes i ulike versjoner, varianter og formater. 

Journalføring 

Det registreres ulike journalpostopplysninger, for eksempel tittel, avsender/mottaker, om det er brev til eller fra Virksomhet, hvem som er saksbehandler osv. Ved journalføring kontrollerer og kvalitetssikrer arkivet disse opplysningene og gjør de tilgjengelig i offentlig journal. 

Dokumenttyper 

Alle dokumenter i Fokus registreres i form av en journalpost med eventuelle vedlegg. Journalposten har alltid en dokumenttype.  

Følgende dokumenttyper benyttes ved registrering av nye journalposter: 

I-inngående journalpost 

All arkivverdig inngående post (også epost og skjema) som Virksomhet mottar fra ekstern avsender skal journalføres. Arkivverdig post danner grunnlag for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.  

Inngående post skannes i hovedsak av postmottak og journalføres av arkivet. Arkivet håndterer epost som er mottatt i Virksomhet sitt felles epostmottak, men saksbehandler skal selv registrere inngående epost han har mottatt direkte på rett sak. 

Inngående journalposter som ikke er avskrevet fremkommer hos saksbehandler i kurven Til behandling og senere Forfall. Inngående journalposter må og skal avskrives. 

U-utgående journalpost:

All utgående post (også epost) som Virksomhet produserer for utsendelse til eksterne adressater, for eksempel til klager, innklaget, samarbeidspartnere, leverandører, fylkeskommuner osv. 

N-notat: 

Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som krever oppfølging og avskriving i journalen.  

N-notat skal benyttes som korrespondanse mellom enheter /saksbehandlere internt i Virksomhet. N-notat som ikke er avskrevet fremkommer hos saksbehandler i kurven Til behandling og senere Forfall. N-notat må og skal avskrives. N-notat kan ikke benyttes til korrespondanse der mottaker er ekstern. 

X-notat:  

Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som er relevante for saksbehandlingen og arkivverdige.  

X-notat kan benyttes som korrespondanse mellom enhetene/saksbehandlerne internt i Virksomhet eller knyttes til en sak uten at noen mottaker er angitt. X-notat kan ikke benyttes til korrespondanse der mottaker er ekstern. X-notat krever ikke oppfølging og skal derfor ikke avskrives. 

S-saksframlegg:  

Dokumenter som benyttes når en sak skal legges fram for behandling i et politisk utvalg. Saksframlegget inneholder administrasjonens utredning og eventuell innstilling i saker som skal behandles i politiske organer. Saksframlegg knyttes til en sak uten at noen mottaker angis.  

Status på journalposter 

Alle journalposter har en journalstatus som sier noe om hvor langt arbeidet med saksdokumentene har kommet i saksbehandlings- og arkiveringsprosessen.  

Journalposter kan ha følgende status: 

R – Reservert. Utgående journalposter og notater under arbeid. Journalpostene er redigerbare. 

S – Registrert av saksbehandler. Inngående journalposter registrert av saksbehandler. Registreringsopplysninger kan redigeres. 

F – Ferdigstilt. Saksframlegg eller utgående journalpost sendt til godkjenning kan få status F når journalposten er godkjent. Status F betyr ikke at dokumentet er ekspedert (sendt til en mottaker). Journalposten er låst for redigering. 

E- Ekspedert. Utgående journalposter får status E når det er ekspedert til mottaker, enten på epost, papir eller via annen ekspederingskanal. N-notater får status E når det er ekspedert til en intern mottaker. Journalposten er låst for redigering. 

J – Journalført. Alle journalposter som arkivet har kvalitetssikret. Journalposter med status J vil bli tilgjengeliggjort for innsyn dersom de ikke er skjermet.  

Skjerming, merknader og noen oppgavetyper kan påføres en journalpost selv om den er låst for redigering. 

Status på saker 

Alle saker har en status som sier noe om saken er under behandling, avsluttet med mer.  

Saker kan ha følgende status: 
R - Reservert. Saken er opprettet og reservert av saksbehandler. 
B - Behandles. Saken er under behandling og kontrollert av arkivet. 
A - Avsluttet.  Saken er avsluttet. Det er bare arkivet som kan avslutte og gjenåpne saker 
U - Utgår. Saken ikke lenger aktuell for å registrere nye journalposter eller annen saksinformasjon. 
X - Ingen oppfølging.  Saken er ikke gjenstand for oppfølging. 

Restanse 

Ordet restanse i saksbehandlersammenheng betyr at du har post du må avskrive. Det vil si du har post som du må lese og besvare eller du har sendt ut post som du må følge opp. Du kan også avskrive post ved å ta det til etterretning. Du kan ha restanse på både inngående og utgående brev og det kan være knyttet en frist for når oppfølging skal skje. Dette angis som forfallsdato. Det er den enkelte journalpost som har restanse, ikke en hel sak. 

Avskrivning 

Å avskrive betyr å registrere opplysninger tilknyttet en journalpost om når og hvordan behandlingen av innholdet i journalposten er avsluttet. Avskrivning av en journalpost gjør at journalposten forsvinner fra restanse- og forfallsliste hos ansvarlig saksbehandler. Det er journalposter som avskrives, ikke saker. Saker avsluttes når de er ferdigbehandlet.  Nedenfor er en oversikt over hvilke avskrivningsmåter som finnes for ulike dokumenttyper: 

Merknad 

Til saker, journalposter og saksdokumenter kan man knytte merknad til registreringen. Merknad brukes til påføring av tilleggsinformasjon som er relevant i forbindelse med saksbehandlingen, men som ikke nødvendigvis trenger å være et eget saksdokument. 

Oppgaver 

Oppgaver benyttes for å sende journalposter på saksgang, for eksempel til godkjenning eller til uttalelse. På en oppgave angis mottaker og eventuelt merknad. 

Ekspedering 

Klargjøring og utsendelse av ferdigproduserte saksdokumenter til angitt mottaker.  

Ekspedering kan foregå elektronisk gjennom digitale ekspederingskanaler (SvarUt, SDP etc), på epost eller fysisk ved å skrive ut på papir, legge i konvolutt og sende med post.  

Notater ekspederes direkte til mottakere ved ferdigstillelse. 

Sakstype 

Sakstype er et felt på saksnivå som benyttes for å kategorisere saker. Sakstype kan brukes som grunnlag for sortering og rapportering. Det er også en angivelse av hvilke rutiner en sak skal behandles etter. 

Skjerming 

Skjerming av saker, journalposter og saksdokumenter benyttes for å angi unntak fra offentlighet på offentlig journal eller for å sikre skjerming av registreringsopplysninger og dokumenter internt i Virksomhet. Skjerming påføres ved å angi en tilgangskode (for eksempel UO – unntatt offentlighet), et nivå for hvor mye data som skjermes og en lovhjemmel for skjermingen. 

Tilgangskode 

Autorisasjon til å lese skjermet informasjon i systemet knyttes til tilgangskode. Ulike brukere er autorisert for ulike tilgangskoder for å differensiere hvem som kan lese hvilken informasjon.