Oppdatering av arkivplanen

Enkelte planer, endringer og investeringer får betydning for arkivtjenesten og arkivstrukturen for øvrig.

Arkivleder skal ha melding om alle endringer i kommunen med mulige følger for arkivet i god tid før de blir satt i verk, og arkivleder har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet.

Oppdatering av arkivplanen skal blant annet skje når

• det skjer endringer i post- og arkivrutiner
• en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
• det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
• en kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon
• kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet
• det blir opprettet eller lagt ned styre eller utvalg
• det blir gjort vesentlege endringer i kommunen sitt delegasjonsreglement
• kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen

Arkivleder avgjør ellers om det er behov for oppdatering av arkivplanen. Særlig er dette aktuelt når

• det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
• det blir tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon