Journalføring og ekspedering av utgående dokumenter

Journalføring og ekspedering av egenproduserte saksdokumenter (dokumenttypene U, N, X, S)

Saksbehandler har selv ansvar for å registrere egenproduserte dokumenter i saksbehandlings- og arkivsystemet. Når saksbehandler er ferdig med dokumentet skal journalstatus være E (ekspedert).

Arkivet skal daglig sjekke ekspederte journalposter til journalføring, kontrollere journalpostene og sette journalstatus til J (journalført).

Ekspedering av dokumenter produsert i saksbehandlings- og arkivsystemet:

Dokumenter til eksterne adressater, sendt med ordinær post

Prosedyre for dokument som sendes med ordninær post:

1. Skriv ut dokumentet og signer, lever eventuelt dokumentet til andre som skal underskrive
2. Sett journalposten til ferdig i saksbehandlings- og arkivsystemet
3. Ta to kopier av det underskrevne dokumentet (1 eks til Arkivet og 1 eks settes i kopibok)
4. Legg brevet i konvolutt, før det legges i hylle for utgående post for frankering

Dokumenter til eksterne adressater, sendt med e-post

Prosedyre for dokument som sendes med e-post:

1. Skriv ut dokumentet og signer, lever eventuelt dokumentet til andre som skal underskrive
2. Sett journalposten til ferdig i saksbehandlings- og arkivsystemet
3. Ta en kopi av det underskrevne dokumentet (settes i kopibok)
4. Originalen (med påskrift om at det er sendt som e-post) legges til Arkivet
5. Send dokumentet elektronisk fra saksbehandlings- og arkivsystemet

Dokumenter til interne adressater

Prosedyre for dokument til interne adressater (notater)

1. Skriv ut dokumentet
2. Sett journalposten til ferdig i saksbehandlings- og akrivsystemet
3. Ta to kopier av dokumentet (1 eks til Arkviet og 1 eks settes i kopibok)
4. Saksbehandlings- og arkivsystemet ekspeder automatisk til interne mottakere

For dokumenter produsert i fagsystem vises det til egne avdelingsvise rutiner og prosedyrer.