|
Ved bortsetting skal de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) merkes tydelig med navnet på arkivskaper (dvs. Meløy kommune og eventuelt avdeling), innholdet i arkivstykket (til vanlig kode og tekst i arkivnøkkelen) og hvilket tidsrom arkivmaterialet omfatter. Arkivbegrensing (som ikke er gjennomført tidligere) og kassasjon skal gjennomføres i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer. Dersom bortsettingsarkivet inneholder materiale som skal kasseres senere, skal dette materialet merkes særskilt. Merk at Meløy kommune enda ikke har regler for kassasjon, og kassasjon skal derfor ikke gjennomføres før disse er på plass. Det skal lages ei summarisk liste over det materialet som blir kassert, og ei fullstendig arkivliste over det som skal bevarest. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslista produseres automatisk fra journalsystemet, men nummerering av arkivstykkene må påføres særskilt. Møtebøker, protokoller, kopibøker og papirbaserte journaler skal bindes inn senest ved bortsetting. |