| Saker til regionrådet/arbeidsutvalget produseres der saken oppstår. Hvis ”felles” sak, produseres saken i det fylket som har hovedansvaret for fagområdet etter følgende ansvarsdeling :
- næringsutvikling : Buskerud
- samferdsel : Vestfold
- internasjonalt arbeid : Telemark
Vegsaker produseres av Vegkontoret – oversendes fylkesrådmannen i Vestfold. HØYKOM-saker produseres av HØYKOM-sekretariatet – oversendes fylkesrådmannen i Buskerud. Saksbehandler har ansvar for at saksframlegget blir kvalitetssikret med kollegaer/fagmiljø i de to andre fylkeskommunene før saken oversendes fagansvarlig fylkesrådmann. Når fagansvarlig fylkesrådmann har klarert saken, sendes den regionkoordinator som sørger for videreformidling til de to andre fylkesrådmennene. Det skal gå fram av oversendelsen fra de ulike hvem som har hatt saken til gjennomlesing / kvalitetssikring og klarert saken. Regionkoordinator sørger deretter for at saken blir ”teknisk” produsert og fremmet som sak / notat overfor arbeidsutvalget / regionrådet. Sørg for at kopi av relevant materiale tilflyter andre. Fylkesrådmannskollegiet godkjenner saker og innstiller overfor regionrådet/arbeidsutvalget. Den enkelte saksbehandler må sørge for at fylkesrådmannen har tilgjengelig saksmapper/grunnlagsmateriale på møtene i arbeidsutvalget og regionrådet. Saksframlegg skal disponeres etter følgende fire overskrifter :
- fylkesrådmennenes innstilling
- bakgrunn for saken
- saksopplysninger
- fylkesrådmennenes vurdering
Inntil videre produseres saksframlegg som word-dokument for oversending til regionkoordinator som ferdigstiller saken teknisk. Se instruks for bruk av Word For Telemark : saksbehandlere i TFK produserer saksframlegg i K2000, på ”utvalg” Regionrådet eller Arbeidsutvalget BTV. Husk BTV-saksmal ! Inntil videre produseres sakspapirer og møteprotokoll i TFK. Regionkoordinator informerer info-kollegiet og web-redaktørene om saker som skal til politisk behandling. Sekretærbistand til møtene i regionrådet følger regionrådslederen.
|