|
Ansvarlig : Arkivansvarlig og saksbehandler Elektronisk post skal journalføres etter samme regler som for annen innkommen post. Saksbehandlere som mottar arkivverdig e-post direkte, skal straks gi arkivet beskjed slik at dokumentet kan bli registrert inn. Fremgangsmåten for behandling av e-post er beskrevet i Brukerhåndboken for K2000eSak. Saksbehandler vurderer om e-posten i tillegg skal mottas som vanlig undertegnet brev. Dersom meldingen senere mottas som brev, skal dette brevet stemples og erstatte den elektroniske meldingen. Arkivansvarlig bør ha ansvar for det sentrale «e-postmottaket» for virksomheten. Arkivtjenesten vil ta i mot, registrere og videresende arkivverdige e-post-meldinger. Dersom e-postmeldingen ikkekrever behandling/oppfølging , kan den, uten registrering, sendes videre til saksbehandler. Dokumenter som mottas på annen e-postadresse - skal leveres arkivpersonalet for registrering og arkivering dersom den har betydning for en sak. Når det gjelder dokumenter unntatt offentlighet må det vises aktsomhet ved bruk av e-post. Graderte dokumenter skal krypteres, jf sikkerhetspolitikk i Telemark fylkeskommune. Se for øvrig vedlegg om ”Skikk og bruk av e-post” |