| Delegering av arkivansvar Organiseringen av arkivtjenesten er fastsatt av fylkesrådmannen som også sitter med det overordnede ansvar for arkivtjenesten, jf lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992. Fylkestinget fastsetter de praktiske og økonomiske rammene for arkivarbeidet gjennom sine vedtak. I TFK delegerer fylkesrådmannen arkivansvaret slik:
- Arkivleder har det overordnede ansvaret for arkivdanning og arkivlegging.
- Arkivleder er arkivfaglig overordnet etatene og virksomhetene.
- Arkivtjenesten er ansvarlig for at arkivarbeidet skjer i overensstemmelse med gjeldende regelverk.
Arkivmodell Etter kravene i arkivloven er fylkeskommunen definert som ett organ, der virksomhetene er journalførende enheter og administrasjonen er sentralisert. Den administrative lederen ved virksomheten har etter arkivloven et meransvar for det arkivfaglig området. For hver fysisk arkivdel skal det være en arkivansvarlig som har det daglige ansvaret for arkivet. Det er avdelingsleders ansvar å følge opp dette.Se oversikt her. Sentraladministrasjoen skal sørge for å holde virksomhetene oppdatert innenfor det arkivfaglige område samt sørge for at gjeldende regelverk følges. Hovedregler for arkivering Saker skal arkiveres ved virksomhetens sak/arkiv eller arkivdel(objektarkiv). Sakene arkiveres kun ett sted.Alle dokument arkiveres i saksmapper.Det elektroniske arkiv skal speile det fysiske arkiv. Dokumenter/saker som arkiveres i en arkivdel med annet ordningsprinsipp enn sak/arkivet skal journalføres i sak-/arkivsystemet K2000 eSak på lik linje med annet arkivverdig materiale. Bruk av arkivkoder Dokumenter som skal arkiveres i saksarkivet påsettes arkivkode, og det er K-koder av 2004 som skal benyttes som felles arkivkode. For dokumenter som arkiveres i andre arkivdeler (f.eks personalmapper etter navn) kan K-koden påføres som sekundær arkivkode, i tillegg til at objektkoden påføres som primær arkivkode. Arkivnøkkelen ligger elektronisk som et hjelperegister i K2000eSak. Det er kun arkivpersonalet som påfører arkivkode både elektronisk og fysisk, og sak kan ikke opprettes uten at arkivkode er påført. Beskrivelse av oppgaver og ansvar tillagt arkivleder Arkivleder har ansvar for koordinering av samtlige arkiv i fylkeskommunen. Det påhviler arkivleder:
- å delta i utarbeidelse/ajourhold av felles arkivregler for hele fylkeskommunen, samt rutiner som omhandler arkiv og sørge for gjennomføring av disse
- å sørge for opplegg for opplæring av arkivpersonell i fylkeskommunen samt nødvendig grunnopplæring av brukerne
- å være leder for fylkeskommunens arkivfaglige gruppe, samt ha et nært samarbeid med andre brukergrupper
- å være hovedansvarlig hvis det innføres ny arkivnøkkel/ordning
- å være ansvarlig for koordinering av offentlige postlister til pressen
- å ha ansvar for mottak og avlevering til fylkeskommunens fjernarkiv(depot)
- å tilpasse arkivrutiner for personregistre (i samarbeid med registeransvarlige)
- å oppdatere rutinehåndboken med vedlegg årlig
- å vedlikeholde arkivplan for Telemark fylkeskommune
Beskrivelse av oppgaver og ansvar tillagt arkivansvarlig Arkivansvarlig har ansvaret for:
- den daglige drift av den enkelte arkivdel
- å kjenne/holde seg oppdatert og følge de felles arkivregler som gjelder for fylkeskommunen
- å kjenne de muligheter som finnes og holde seg oppdatert i forhold til de verktøy som benyttes for registrering av arkivverdig materiale
- journalføring,arkivering av dokumenter iht. felles arkivnøkkel og felles arkivregler, herunder bl.a. avskriving av dokumenter og registrering av utlån.
Beskrivelse av oppgaver og ansvar tillagt registeransvarlige I følge Personopplysningsloven er ledere på avdelinger og institusjoner med konsesjonspliktige personregistre registeransvarlige. I fylkeskommunen er det avdelingsledere som er registeransvarlige, og således har ansvaret for at Datatilsynets regler blir fulgt. Dersom konsesjonsforutsetningene endres, er det avdelingsledernes ansvar å søke Datatilsynet om nye konsesjoner.
|