|
Det er sakarkivet som foretar den endelige avslutningen av saker. Avslutning av en sak innebærer at det ikke er anledning til å registrere noen nye journalposter i saken.
Ulike sakstyper avsluttes på ulike tidspunkt. Sakstyper med objekt som sekundærklassering (personalmapper) kan avsluttes når tilknytningsforholdet har opphørt og
det med rimelig sikkerhet kan antas at tilknytningsforholdet ikke vil bli gjenopptatt. Sakstyper med emne som primærklassering (og uten objekt som sekundærklassering)
kan avsluttes når saken er ferdigbehandlet. Det er saksansvarlig som ferdigstiller saken. Saksansvarlig setter saken til status "Ferdig". Se rutine for avslutning av saker. Sakarkivet søker opp "Saksmapper til avslutning" i arkivsystemet. Ved saksavslutning sjekkes det:
- at saken er fordelt til riktig administrativ enhet og har en saksansvarlig
- at saken er klassert med korrekt arkivkode
- om tilgangskode og hjemmel er nødvendig/korrekt
- at sakstittel er beskrivende, uten skrivefeil og i henhold til eventuelle skriveregler
- om hele eller deler av sakstittel skal/bør skjermes
- at alle journalposter er journalført, fordelt og avskrevet
Avslutt saken i arkivsystemet.
Når saken er avsluttet, er det ikke lenger mulig å registrere nye poster eller gjøre endringer i saken.
Saken kan åpnes for endringer hvis det blir behov for det, forutsatt at den aktuelle saken ikke ligger i en avsluttet arkivdel. |