Glemt Passord?

Innbinding/oppbevarig av møtebøker

Møtebøker, kopibøker, journaler, og protokoller

Krav om innbinding av møtebøker, kopibøker, journaler og registre er frafalt i ny arkivforskrift av 01.01.2018. Løse kopier skal nå ordnes i mapper og arkivbokser. Den nye ordningen er kostnadsbesparende for kommunen, særlig med tanke på eventuell skanning/digitalisering av det aktuelle arkivet i forhold til bunkeskanning.

Fosnes kommunestyre vedtok 2.4.1990 at kommunen skulle gå over fra manuell føring av møtebøker, kopibøker, journaler og registre  til føring av møtebøker og protokoller i løsbladsystem.  Vedtaket åpnet for at øvrige kommunale utvalg kunne føre møtebok etter samme kriterier. Alle utvalg gikk over til løsbladsystemet etter ganske kort tid.

 
 

Møtebøker, protokoller, kopibøker, journaler og registre er oppbevart, liggende i godkjente arkivbokser i kommunens bortsettingsarkiv. Materialet er ordnet pr. kalenderår, evt. flere kalenderår i samme boks for utvalg med få saker.

Materialet er ordnet og renset. Det vil si at stifter, binders og lignende er fjernet. Nye kopier er tatt hvis ark er skadet.

Materialet skal lagt inn i den orden det er skapt, slik at proveniensen opprettholdes.

Materialet er paginert fra side 1 og fortløpende utover til siste side. Indeks lages i forhold til dette.

Formål

Dokumentere hvordan sakene egentlig ble sendt ut til politikerne.

Proveniensprinsippet – innbinding i rekkefølge i den ordning det er skapt

Dette vil si:

  1. Møteinnkallingen - undertegnet av lederen – med sakliste + påføring av eventuelle tilleggssaker – original. 
  2. Saksutredningen (saksbehandlers saksutredning med rådmannens innstilling ev. med foregående behandlinger) samt trykte vedlegg som følger møteinnkallingen. 
  3. Protokollen (rådmannens innstilling med behandlingen og vedtaket/innstilingen/uttalelsen i det gjeldende politiske organet, samt ev. foregående behandlinger eller parallelle behandlinger) – original. 
  4. NB! Kommunestyret: Innstillingslistene bindes også inn. Det lages indeks/innholdsfortegnelse (innbindes først i ”protokoll nr. 1” for aktuell periode). Pagineres fra side 1 og fortløpende utover til siste side. Indeks lages i forhold til dette.