|
Hovedregler: Korrespondanse mellom ePhorte-brukere innen samme kommune, eller til/fra en MNS-kommune og samkommunen: kommuneoverlege, skatteoppkrever, barnevern, utvikling, landbruk/miljø og ITK, regnes som intern korrespondanse. Interne dokumenter skrives som notat (N, X), og mottaker får dokumentene elektronisk i ePhorte. Korrespondanse mellom de ulike kommunene i MNR(unntatt samkommunen) regnes som ekstern korrespondanse og skal dermed registreres som utgående dokument og sendes mottakende kommunes postmottak for journalføring der. Imidlertid kan saksbehandlere sende notater til orientering (X) til saksbehandlere i andre MNR-kommuner, eller man kan ha felles saksmapper for arbeidsgrupper og lignende på tvers av kommunene. Politiske saker som behandles både i samkommunen og medlemskommunene: I saker som saksbehandles av en MNS-avdeling skal det være fullført saksbehandling slik at det i en og samme sak registreres saksframlegg for alle utvalg i alle MNS-kommuner som er involvert. Saken skal ikke splittes opp i en sak for hver enkelt kommune. Unntak: I enkelte tilfeller kan det være mest gunstig å ha to arkivsaker - en i aktuell kommune og en i samkommunen. Eksempel: Dersom en kommune skriver søknad til Regionalt næringsfond (som administreres av Utviklingskontoret samkommunen). Søknaden fra kommunen skrives da som utgående brev (U) og stiles til Regionalt næringsfond. Journalposten sendes som e-post til aktuell saksbehandler i MNS som da må importere søknaden direkte inn i ePhorte til ny sak. Det bør lages to-veis lenker mellom sakene. Saksbehandlerne bør kontakte arkivtjenesten i tvilstilfeller. |