|
Elektroniske systemer i Evenes kommune: Evenes kommune bruker sak-/arkivsystemet Acos Websak for saksbehandling i alle enheter. For annen saksbehandling benyttes fagsystemer og databaser til å holde orden på informasjon om kommunens virksomhet og kommunale tjenester. Slik informasjon er tilgjengelig ved henvendelse til registeransvarlige eller arkivtjenesten, evt. depotinstitusjonen for opplysninger som ligger i avleverte system, databaser og registre. De elektroniske systemene kan deles inn i to hovedgrupper:
- sak-/arkivsystem
- fagsystem
Sak-/arkivsystem er system hvor en journalfører dokumenter som lagres i saksmapper i sakarkiv og andre arkivdeler som personalsaker, elevsaker og/eller utvalgssaker. Med fagsystem mener vi spesialiserte fagsystem som kommunen har kjøpt eller laget selv, og som ligger utenfor sak-/arkivsystemet. Slike fagsystem kan være; klientbaser , forenings- og lagsregister, lønningssystemer eller registre som tidligere inneholdt opplysninger som ble ført i protokoller eller kartotek. Skoler og barnehager har også egne fagsystem. Eksempel på fagsystemer er . Vi skiller også her mellom "fagsystem" og "databaser og registre". Sistnevnte er mindre registre som ikke inngår i et større system som kan kjøpes på markedet, men som gjerne er selvutviklet i egen organisasjon. De aktive systemene ligger i mappen "Elektroniske system" og de avsluttede systemene i mappen "Avsluttede elektroniske system". Spesialiserte fagsystemer ligger under den sektoren de er satt opp for. Arkivserier: Dersom det er problemer med dokumentasjon av eldre systemer, legges kjent informasjon inn i de, f.eks.: Arkivskaper Serie Daglig ansvar F.o.m. T.o.m. Avsluttet arkiv Papir-basert arkiv Antall hyllemeter Fysisk plassering Elektronisk arkiv Del-elektr. Arkiv Sakarkiv Fagsystem Kassasjon (Ja/Nei) Overføres arkiv etter antall år (fag-system) Overføres fjernarkiv Overføres depot etter antall år Dato overført IKAN Kommentar |