ARKIVSERIER

Et grunnskolearkiv skal ha følgende arkivserier:

Karakterutskrifter, vitnemål, klasselister og klassedagbøker: disse skrives ut og arkiveres i papirformat.

Fra 01.01.08 ble samtlige skoler tilknyttet kommunens sak-/arkivsystem ePhorte.

Saksarkivet inneholder generelle saker som er behandlet ved skolen, og er ordnet etter arkivnøkkelen som er i bruk i kommunen (K-koder). Egenproduserte rundskriv hører inn under saksarkivet. Her arkiveres egne rundskriv med dokumentasjonsverdi som sendes elever, foresatte m.fl.

Journalføring av inngående post i saksarkivet utføres av sentralarkivet.

For elevarkivet må skolen lage kopibok*.

Elevmapper  knyttet til hver enkelt elev skal inneholde:

• Tras skjema og skjema overgang barnehage/skole
• Opplysninger om barnet, navn på foresatte, telefonnr, lege osv.
• Innmelding/flyttemelding
• Elevvurderinger
• IOP/TOP og halvårsrapport
• Melding om fare for nedsatt karakter
• Diverse bekymringsmeldinger
• Enkeltvedtak
• Fritak fra karakter i enkelte fag
• Melding om skade
• Mail/sms frem og tilbake mellom skole og hjem. Må vurderes. Oppfølging av elever som går via mail skal i ePhorte.
• Søknad om fri (mer enn en uke) og fri utover 14 dager.

Det er hensiktsmessig å ha flere elevmapper for hvert barn, - bygd opp etter K-koder.

Felles saksmappe for hvert klassetrinn eller saksmappe pr. tema -i ePhorte

• Halvårs-/årsplaner (gjelder fagplaner)
• Referat fra foreldremøter (felles)
• Turinfo. Vurderes.
• Annen korrespondanse om klassen/trinnet. Vurderes.

Felles saksmappe for hele skolen - i ePhorte

• Ordensreglement
• Velkommen til skoleåret, ”Slik gjør vi det” – egenproduserte rundskriv
• Lus (infoskriv om lus)
• Idrettsdag, tema uke osv.
• Klassedagbøker (papir?)

Andre saksmapper

• Foreldreutvalget (innkalling/referater)
• Elevråd (innkalling/referater)
• Samarbeidsutvalg (innkalling/referater)**

Personalarkiv for skolene i Lyngdal kommune journalføres i ePhorte av sentralarkivet.  Alle dokumenter i forbindelse med  ansettelses-, lønns- og pensjonsforhold  arkiveres i en egen arkivserie ordnet etter fødselsdato + etternavn.  Skolene har selv et ansvar for å sikre at all dokumentasjon ang. den ansatte blir sendt arkivet. For eks. oppfølgingsplaner, permisjonssøknader o.l.

Det er hensiktsmessig å ha flere personalmapper for hver ansatt, - bygd opp etter K-koder.

*Kopibøker er en kronologisk samling gjenparter av brev som er sendt ut fra skolen. Dersom skolen har mye brevveksling om enkeltelever, kan den ha to kopibøker: en kopibok for offentlige saker og en for konfidensielle saker. Kopibøker skal bindes inn på godkjent måte før bortsetting.

**Møtebøker inneholder referater (protokoller) fra møter i styre, råd og utvalg. I grunnskolen vil det blant annet gjelde SU, FAU og elevrådet. Referatene må være utformet slik at de inneholder den informasjonen som er nødvendig for å tolke vedtakene som er gjort. Det er ikke tillatt å produsere møtebøker ved å lime inn referater på løse ark i protokoller. Møtebøker i løsbladsystem skal bindes inn på godkjent måte før bortsetting.

Postjournalen registrerer inn- og utgående korrespondanse. Skolene skal føre postjournal, dersom ikke denne oppgaven utføres av en sentralisert arkivtjeneste. Journalen er enten elektronisk eller manuell. Føres den elektronisk, må det tas utskrift av denne hver dag, med mindre det er et NOARK-4 system. All arkivverdig post skal registreres i journalen. Det gjelder også konfidensielle brev, som merkes U.O, samt arkivverdige brev som lærere sender til foreldre til elevene. Offentlig journal lages ved behov, men det er postjournalen som skal bindes inn på godkjent måte før bortsetting og bevares for alltid.